Nach Wochen der Corona-Krise und Arbeit im Homeoffice ist es Zeit einmal innezuhalten, zurück zu blicken und zu sehen was gut gelaufen ist und welche Prozesse Remote Teams verbessern können. Das gilt übrigens nicht nur für Ihre Homeoffice Projekte. Inspect and Adapt ist für alle Organisationen interessant und wichtig.
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Jede Organisation sollte (muss) auf seine Prozesse blicken!
In der agilen Welt gibt es für diesen Rückblick das Instrument der Retrospektive. Am Ende eines festgelegten Zeitraumes (Sprint) wird jeweils eine Rückschau auf den vergangenen Sprint gelegt, um zu schauen was gut gelaufen ist, was weniger gut gelaufen ist, wo noch Verbesserungspotenzial schlummert.
Man muss nicht unbedingt nach agilen Methoden wie Scrum oder Kanban arbeiten, oder eine andere agile Methode verwenden, um eine Retrospektive für sich zu nutzen. Jedes Team, jede Firma, jede Organisation sollte (muss) gelegentlich einmal auf seine Prozesse blicken, um zu sehen ob alles wirklich optimal läuft. In Scrum Teams, die hierin durch einen Scrum Master oder einen Agile Coach angeleitet werden, ist eine solche Retrospektive zum Ende der Sprints, in regelmäßigen Abständen fester Bestandteil der Arbeit im Projekt.Warum ist „Inspect and Adapt“ für Remote Teams so wichtig?
“Inspect and Adapt“ ist in der DNA agiler Teams fest verankert. Es ist ein Treiber der Optimierung. Retrospektiven sind ein Teil davon und haben den Zweck, die Team Prozesse stetig zu verbessern, Probleme schnell zu entdecken und aus dem Weg zu räumen. Sie sind ein Mittel des „Continous Improvement“ Gedankens. Diese Meetings sorgen dafür, dass Mitarbeiter*innen aktiv in die Gestaltung einbezogen werden. Die Beteiligten haben einen sicheren Raum für ihre Kritik und bekommen das Gefühl, tatsächlich gehört zu werden, dass ihre Wünsche berücksichtigt werden. Das führt zu einem enormen Anstieg der Arbeitsmoral. Die Produktivität wird dadurch steigen und die Laune im Büro -- auch wenn man sich nicht gegenübersitzt -- deutlich verbessern.
Wie führe ich eine solche Retrospektive mit einem Remote Team im Homeoffice durch?
Eine Retrospektive läuft nach einem bestimmten Schema ab. Es hat sich hier ein Modell in fünf Phasen bewährt. Da das Meeting ein Ergebnis haben soll, muss man sich im Vorwege darüber im Klaren sein, wie dieses dokumentiert werden soll, wie mit dem Ergebnis umgegangen werden soll und wie auch aus dieser Retrospektive wiederum ein Lernprozess gestaltet werden kann. Technische Voraussetzung dafür gibt es keine, die einzigen Dinge die vorhanden sein müssen, ist eine Gelegenheit miteinander zu kommunizieren, z.B. via Skype Video Call, Zoom oder Google Hangout, ein MS Teams Meeting, oder einem der zahllosen anderen Tools. Und natürlich einen Weg, das Meeting zu protokollieren.
Das zweite ist eine lockere Atmosphäre, in der es erlaubt sein muss, Kritik anzubringen, ohne dass Jemandem daraus ein Strick gedreht wird. Umfragen zum Arbeitsklima zeigen immer wieder, dass Menschen die Frage nach einer sicheren Umgebung am häufigsten nach vorn stellen.
Viele Teams starten eine Retrospektive mit einem Check-In. Das lockert die Atmosphäre zu Beginn, was z.B. mit einem Spiel geschehen. oder mit ein paar ruhigen Minuten geschehen kann. An deren Ende beschreiben die Teilnehmer*innen zum Beispiel mit einem einzigen Wort, wie sie die letzten Wochen erlebt haben. Prozessbezogen natürlich. Hierfür dürfen allerlei Wörter verwendet werden. Die einzigen Einschränkungen, die hier gelten, sind die Grundregeln:
- Kein Finger-Pointing
- Keine beleidigenden Äußerungen
- Immer auf der sachlichen Ebene bleiben
- Es gilt die „Vegas-Regel“ (Was in Vegas passiert, bleibt in Vegas! Niemand trägt Vertraulichkeiten aus diesem Meeting nach draußen. Auch nicht zum Chef!)
Aber es ist durchaus erwünscht, auch Wörter und Begriffe zu verwenden, die vielleicht zunächst keinen Sinn ergeben. Der Sinn arbeitet sich oft noch heraus. Am Ende dieser einführenden Gedenkminute äußert jeder sein Wort im Chat, schreibt es auf ein virtuelles Whiteboard oder z.B. in ein Google Doc. Wenn alle Teilnehmer*innen ihr Wort entsprechend genannt haben, kann -- wer mag -- dazu noch ein paar ergänzende Worte sagen. Dazu ist aber niemand verpflichtet. Damit ist dieser einleitende Teil des Meetings abgeschlossen.
Auch eine Scrum-Hochzeit kann als einleitendes Spiel und Eisbrecher dienen. Die Idee stammt von Jordan Morris und basiert auf der Tradition zu einer Hochzeit verschiedene Dinge zu sammeln (etwas Altes, etwas Neues, etwas Geliehenes und etwas Trauriges).
Viele weitere Ideen findet man auf der Webseite Retromat
und an zahllosen anderen Stellen im Internet.
Auch Retrospektiven lassen sich Remote durchführen. Das gilt vielleicht nicht für alle Spiele. Jedoch gibt es keine Ausrede. Wer seine Remote Teams im Homeoffice (oh Gott, diese Anglizismen) erfolgreich arbeiten lassen will, muss diesen also auch die Möglichkeit bieten sich selbst zu betrachten.
Zu den ersten Ergebnissen zählt vielleicht, dass verwendete Tools nicht ganz optimal sind, oder dass Meetings anders geplant oder umgelegt werden sollten etc. Es sind meist kleine Veränderungen, die einen großen Effekt auf unsere tägliche Arbeit haben.
Oft ist es sinnvoll sich beraten zu lassen und ein kurzes Coaching für das Team durchzuführen und/oder 2-3 dieser Retrospektiven unter Anleitung zu gestalten. Wenn Sie diesbezüglich Bedarf haben, kontaktieren Sie mich gern jederzeit.
