Es gehört zu einer modernen Form des Arbeitsplatzes einfach dazu, zumindest teilweise zu Hause arbeiten und sich die Zeiten selbst einteilen zu können. Dank Corona ist dies auch in fast allen Unternehmen möglich geworden. Aber gibt es dort rechtliche Bedenken? Irgendwelche Fallstricke? Corona hat dafür gesorgt, dass Unternehmen vor allem schnell reagieren mussten. Um den Betrieb im Gange zu halten, wurden schnellstens Möglichkeiten geschaffen, ganze Teams aus dem Homeoffice arbeiten zu lassen. Remote Teams. Höchste Zeit also, sich um Homeoffice und Datenschutz zu kümmern. Die genauen Homeoffice-Regeln einmal unter die Lupe zu nehmen.
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Zur Sicherheit eine Vereinbarung über Homeoffice und Datenschutz ausarbeiten und unterzeichnen lassen!
Gleich zu Beginn sollen Fragen nach DSGVO Konformität, wie mit den firmeneigenen Geräten (Laptop, PC, Handy, etc.) umgegangen werden soll, oder wie mögliche Arbeitsräume im Homeoffice beschaffen sein sollen, geklärt werden. Dafür arbeiten Unternehmen gemeinsam mit den Mitarbeitern eine Vereinbarung aus, die die Tätigkeit im Homeoffice regelt. An der Ausarbeitung beteiligen sollen sich z.B. auch der Betriebsrat und die Personalabteilung. Zum notwendigen Umfang der Homeoffice-Regeln, gibt der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens Auskunft.
Beim Thema Homeoffice und Datenschutz gilt es auch heikle Fragen zu regeln, z.B. die Frage danach, ob der Unternehmer oder sein Datenschutzbeauftragter Anspruch darauf haben, die Räumlichkeiten zu inspizieren, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Wer ist zu konsultieren?
Der erste Schritt zur Beantwortung all dieser Fragen ist, sich beraten zu lassen. Erste Anlaufstelle dafür ist der interne oder externe Datenschutzbeauftragte des Unternehmens. Auch seinen Anwalt (Datenschutz-Recht / Arbeitsrecht), oder Steuerberater (Steuerrecht) zu konsultieren, kann nicht schaden.
Welche Fragen sollen in einer Vereinbarung geregelt werden?
In dieser — unvollständigen — Übersicht habe ich aufgelistet, welche Punkte in eine Vereinbarung aufgenommen werden sollen:
Tabelle 1: Punkte die geklärt werden müssen.
1. | Werden personenbezogene Daten verarbeitet? |
2. | Ist der Raum bei Abwesenheit verschlossen? |
3. | Können Geräte und Unterlagen bei Abwesenheit sicher aufbewahrt werden? |
4. | Wie ist mit schriftlichen Unterlagen umzugehen? |
5. | Ist vielleicht ein Aktenvernichter vorhanden? |
6. | Falls ja, ist die Sicherheitsstufe ausreichend? |
Tabelle 2: Homeoffice-Regeln, die aufgestellt werden können.
1. | Ist die Festplatte, sind USB Sticks verschlüsselt? (Medien, wie USB-Sticks nach Möglichkeit vermeiden.) |
2. | Gibt es eine „gute“ Regel für die Erstellung von sicheren Passwörtern? |
3. | Firmen PC (Laptop) und Handy nicht für Privat-Nutzung erlaubt. |
4. | Auf keinen Fall geschäftliche eMails auf eine private Adresse weiterleiten. |
5. | Geschäfts- und Firmengeheimnisse müssen bewahrt. und dürfen nicht gefährdet werden. |
6. | Rechner und Handies sind auch bei kurzzeitiger Abwesenheit zu sperren. |
Tabelle 3: Besondere Vereinbarungen.
1. | Haben Unternehmer, sein Vertreter oder der Datenschutzbeauftragte Anspruch auf Zutritt, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften kontrollieren zu können? |
2. | Wie lange soll die Homeoffice Regelung gelten? |
3. | Wann und unter welchen Umständen kann sie aufgehoben werden? |
Tabelle 4: Regelungen für die Arbeitszeiten.
1. | Welche gemeinsamen Zeiten sollen gelten für Meetings etc. (Kernarbeitszeit)? |
2. | In welchem Umfang kann der Mitarbeiter seine Zeiten selbst frei einteilen? |
3. | Wie wird die Einhaltung von Pausenzeiten gewährleistet? |
Dergleichen Fragen gibt es noch unzählige Weitere. Bitte ziehen Sie unbedingt Ihren Datenschutzbeauftragten, sowie evtl. Ihren Anwalt und/oder Steuerberater hinzu, um sicherzustellen, dass Sie an alles gedacht haben.
Die Plattform E-Recht24 bietet neben vielen weiteren Services auch einen Generator für die Formulierung einer Homeoffice-Vereinbarung
Titelbild: aymane jdidi auf Pixabay
