Remote Arbeit gehört für viele von uns, speziell in der agilen Welt schon seit Jahren zum Alltag. Die Zusammenarbeit mit Kollegen, die über die ganze Erde verstreut arbeiten, ebenfalls. Aber auch im Jahre 2020 ist dies nicht bei allen Unternehmen der Fall. Sei es, dass es nicht bei jedem Arbeitsplatz möglich ist, oder weil man dies schlicht immer wieder aufgeschoben hat. Wenn Unternehmen durch die gegenwärtige Corona / CoVid19 Situation jetzt plötzlich dazu gezwungen sind, ihre Mitarbeiter in das HomeOffice zu schicken, tauchen naturgemäß Fragen nach den passenden Werkzeugen und Methoden auf.
Auch wenn diese Fragen nicht so schnell zu beantworten sind,
möchte ich hier mal einen kurzen, schnellen Überblick über die Tools geben, mit
denen Teamwork auch über lange Zeit in verteilten Teams erfolgreich machbar
ist.
Mit allen diesen Tools habe ich bereits selbst gearbeitet
und berichte daher über eigene Praxis-Erfahrung.
Team Communication / Headquarter Tools:
Diese drei Kandidaten arbeiten nach dem gleichen Prinzip und
ermöglichen nicht nur eine unkomplizierte, asynchrone Team.Kommunikation,
sondern halten die verschiedenen Chats, Dokumente, Bilder, etc. zusammen und
leicht findbar, während solche Dinge in gewöhnlichen Emails meist nach kurzer
Zeit in Vergessenheit geraten.
1. Microsoft Teams (office.com) https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software
Microsoft Teams ist mit MS Office sehr gut integriert und bietet neben one-to-one Chats, Gruppenchats und dauerhafte Chaträumen auch die Möglichkeit zu Audio- und Video-Konferenzen.
Der Funktionsumfang ist enorm. Die frische und aufgeräumte Oberfläche ermöglicht einen schnellen Einstieg ohne steile Lernkurve.
Wenn ihr Unternehmen bereits Office 365 von Microsoft nutzt, ist sehr wahrscheinlich Teams bereits vorhanden und kann ohne großen Aufwand von allen installiert und genutzt werden.
2. WebEx Teams (Cisco) https://www.webex.com/de/index.html
Das Pendant zu Microsoft Teams heißt WebEx Teams und stammt aus dem Hause Cisco. Die Funktionen sind denen des Microsoft Tools sehr ähnlich. WebEx Teams kann als kostenlose Variante installiert werden. Je nach Anspruch gibt es aber auch verschiedene Lizenzen.
3. Slack https://slack.com/intl/de-de/?eu_nc=1
Slack ist das Urgestein unter diesen Tools und war das Erste seiner Art. Es ist ebenfalls kostenfrei installierbar und ermöglicht eine Fülle von Integrationen mit anderen Tools wie Trello, Github etc.
Worldtime Planning Tools:
Sobald Teams über mehrere Länder verteilt arbeiten, kommt
schnell das Theme Zeitzonen auf. Das Problem, dass die Erde sich dreht und
damit zu verschiedenen Arbeitszeiten in verschiedenen Teilen der Welt sorgt,
lässt sich mit geeigneten Tools und ein paar Absprachen sehr leicht lösen.
Die beiden folgenden Tools ermöglichen auf einfache Weise
den Überblick darüber zu halten, an welchem Ort gerade welche Uhrzeit ist und
ob man sich noch innerhalb der Arbeitszeiten an anderen Orten bewegt.
4. World Time Buddy https://www.worldtimebuddy.com
5. Every timezone https://everytimezone.com
Eine einfache Absprache zwischen allen Teams, in der feste
täglich Uhrzeiten vereinbart werden, in denen an allen Standorten gearbeitet
wird, sorgt dafür, dass man schnell einen Termin für ein Online-Meeting findet,
Communication Tools / Conferencing:
Skype dürfte wohl jedem bekannt sein und muss hier nicht näher vorgestellt werden.
6. Skype (for business) now MS Teams) https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software
Zoom ist ein Video-Conferencing Tool, mit dem auch große Video-Konferenzen mit 100 und mehr Teilnehmern wirklich performant und trotzdem in guter Qualität möglich sind.
7. Zoom https://zoom.us
Projektmanagement Tools:
Der Platzhirsch Jira von Atlassian ist längst nicht mehr das einzige Board-Tool auf dem Markt. Durch seinen enormen, erweiterbare Funktionsumfang und seine Integration mit dem Wiki Confluence und Bitbucket ist es aber immer noch der Liebling vieler Teams. Auch sehr große skalierte Projekte lassen sich damit managen.
8. Jira https://www.atlassian.com/de/software/jira
Trello ist ein kostenfreies, sehr schnell einzurichtendes und einfach zu bedienendes Board Tool. Die gebotenen Funktionen dürften in den allermeisten Fällen ausreichen. Trello lässt sich durch Erweiterungen mit sehr vielen anderen Tools auf dem Markt verbinden. Neben der kostenfreien Variante gibt es auch verschiedene Lizenzmodelle.
9. Trello https://www.atlassian.com/de/software/trello
Microsoft Planner erinnert sehr stark an Trello ist aber sehr gut mit Office 365 integriert.
10. Microsoft Planner https://products.office.com/de-de/business/task-management-software?rtc=1
Wiki/Documentation:
Projekt-Dokumentationen, Firmen interne Blogs und
Knowledgebases erfordern eine Plattform, die schnelles Erfassen und die
Bereitstellung dieser Texte ermöglicht.
Aus dem Hause Atlassian stammt Confluence, dass wohl den meisten Jira-Nutzern bereits bekannt sein dürfte.
11. Confluence https://www.atlassian.com/de/software/confluence
Microsoft stellt hier verschiedene Wege mit SharePoint Lösungen zur Verfügung, die allerdings oft nicht so schnell eingerichtet sind, wie man es sich wünscht
12. SharePoint https://products.office.com/de-de/sharepoint/collaboration
Todolisten / Aufgabenplanung
Ehemalige Nutzer von Wunderlist kennen ToDo wahrscheinlich schon. Microsoft hat Wunderlist jetzt eingestellt und die Funktionen in ToDo integriert
13. Microsoft ToDo https://products.office.com/de-de/microsoft-to-do-list-app
Der absolute Klassiker hier ist wohl Outlook.
14. Outlook https://products.office.com/de-de/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook?market=de
Asana verfolgt bei der Anlage und Verwaltung von Aufgaben einen wesentlich weiterführenden Ansatz, der eher schon einem kompletten Projekt-Management entspricht.
15. Asana https://asana.com/de
Filestorage:
Dateien müssen natürlich auch irgendwo gespeichert werden.
Cloud-Services bieten heute vielfältige Möglichkeiten, Dateien strukturiert
abzulegen und zu teilen. Die ersten Drei meiner Tipps sind nahezu identisch von
ihren Funktionen.
Microsoft OneDrive ist in Office 365 integriert und muss nicht gesondert eingerichtet werden, wenn man es aktiviert
16. OneDrive https://products.office.com/de-de/onedrive/online-cloud-storage
Google Drive gibt es schon als kostenfreie Version, oder, je nach Anzahl der Nutzer und benötigtem Speicherplatz in verschiedenen Lizenzmodellen
17. Google Drive https://drive.google.com/
Auch Dropbox ist in einer kostenfreien Variante mit eingeschränktem Umfang erhältlich.
18. Dropbox https://www.dropbox.com/
SharePoint fällt hier etwas aus der Reihe, bietet letztlich aber auch die Möglichkeit, Dateien zu speichern und Teamweit zur Verfügung zu stellen.
19. SharePoint https://products.office.com/de-de/sharepoint/collaboration
Voting Tools/Surveys:
Gelegentlich müssen mal Abstimmungen oder Umfragen getätigt
werden. Auch hierfür liefern zahlreiche Tools Lösungen:
20. A Doodle https://adoodle.org
21. Survey Legend https://www.surveylegend.com/features/
22. Key Survey https://www.keysurvey.com/
Termin-Abstimmung:
Jedermann dürfte wohl inzwischen Doodle bekannt sein, mit dem man schnell und einfach Termine mit vielen Teilnehmern abstimmen kann
23. Doodle https://doodle.com/de/
Mit keinem der Hersteller dieser Programme / Tools habe ich eine Affiliate-Beziehung, oder werde sonstwie dafür bezahlt.
