So kennt es fast jeder
Am Montag übernehmen Sie ein Projekt, das seit 14 Monaten läuft. Der bisherige Projektleiter hat noch zwei Tage Übergabe, dann ist er in der Elternzeit. Sie öffnen den Confluence Space. 214 Seiten. Sie fragen Rovo: Wann ist der Go-Live?
Rovo antwortet und nennt drei Termine. Einer steht im Projektsteckbrief, zuletzt geändert im Mai letzten Jahres. Einer in einem Meeting-Protokoll vom Januar. Einer auf einer Seite mit dem Titel "Planung neu (final) v3". Alle drei Seiten existieren. Alle drei widersprechen sich. Rovo hat dabei nichts falsch gemacht.
Rovo liest, was im Space steht. Wenn drei Wahrheiten im Space stehen, bekommen Sie drei Wahrheiten. Der KI-Layer macht schlechte Dokumentation durchsuchbar, nicht richtig. Er macht sie sogar gefährlicher, weil eine flüssig formulierte Antwort verlässlicher wirkt als eine Seite, auf der jemand "Stand: unklar" geschrieben hat.
Die beiden Rovo Prompts in diesem Artikel setzen deshalb eine Ebene tiefer an. Der erste baut die Struktur, die Rovo später lesen soll. Der zweite prüft, ob die Struktur noch stimmt.
Warum Projektdokumentation scheitert
Der Grund ist selten Faulheit. In den Projekten, die ich in den letzten Jahren übernommen habe, waren es fast immer dieselben zwei oder drei Muster.
Niemand ist für eine Seite verantwortlich
Confluence zeigt Ihnen den Autor einer Seite. Der Autor ist die Person, die vor 14 Monaten auf "Erstellen" geklickt hat. Das ist keine Verantwortung, das ist eine Fußspur. Fragen Sie in einem beliebigen Projekt, wer für die Risikoliste zuständig ist, und Sie bekommen entweder keine Antwort oder zwei Namen. Zwei Namen bedeuten in der Praxis null Namen.
Es gibt keinen Rhythmus
Seiten entstehen im Projektstart, weil eine Vorlage sie vorsieht. Danach passiert nichts mehr. Niemand hat je entschieden, ob die Terminplanung wöchentlich, monatlich oder gar nicht aktualisiert wird. Ohne diese Entscheidung wird eine Seite genau so oft gepflegt, wie jemand zufällig Zeit und Anlass hat. Also selten.
Entscheidungen stehen ohne Kontext da
Das häufigste Muster in Entscheidungslogs: Das Ergebnis steht drin. Datum, Entscheider, geprüfte Alternative und Begründung fehlen. Sechs Monate später fragt der Lenkungsausschuss, warum man sich damals gegen die Zwischenlösung entschieden hat. Die Seite existiert. Sie hilft niemandem. Rovo kann aus dieser Seite auch nichts anderes machen, als sie vorzulesen.
Alle drei Punkte haben eine Gemeinsamkeit. Sie werden nicht durch mehr Dokumentation gelöst, sondern durch Struktur, die vor der ersten Seite feststeht.
Prompt 1: Die Doku-Struktur für ein neues Projekt
Rovo Prompts
Diesen Prompt setzen Sie in der Projektinitialisierung ein, am besten vor der ersten Steuerungssitzung. Er liefert einen Seitenbaum mit maximal 20 Seiten, für jede Seite einen Zweck, einen Verantwortlichen und einen Rhythmus, dazu die passenden Makros, die Labels und drei fertig ausgeschriebene Kernseiten.
Rechnen Sie mit 30 bis 45 Minuten, davon der größere Teil für das Durchgehen und Kürzen des Ergebnisses.
Du bist erfahrener Projektmanager und baust die Confluence-Dokumentation
für ein neues Projekt auf.
Projekt: [Name]
Ziel: [1 bis 2 Sätze]
Methodik: [klassisch / agil / hybrid]
Laufzeit: [Start bis Ende]
Team: [Rollen und Anzahl]
Stakeholder: [Namen oder Rollen]
Jira-Projekt: [Key]
Space: [Space-Key]
Aufgabe:
1. Entwirf einen Seitenbaum mit maximal 3 Ebenen. Pro Seite: Titel,
Zweck in einem Satz, Verantwortlicher (Rolle), Aktualisierungsrhythmus.
2. Markiere für jede Seite, ob sie einmalig entsteht, laufend gepflegt
wird oder automatisch aus Jira gefüllt werden kann.
3. Nenne für jede Seite die passende Confluence-Vorlage oder das passende
Makro (z.B. Jira-Issues, Entscheidungsprotokoll, Seiteneigenschaften-
Report, Excerpt Include).
4. Lege die Labels fest, mit denen die Seiten später gefiltert werden.
5. Schreibe die 3 wichtigsten Seiten direkt aus: Projektsteckbrief,
Entscheidungslog, Risikoliste. Keine Platzhaltertexte, sondern
Struktur mit Beispieleinträgen.
Regeln:
- Jede Seite hat genau einen Verantwortlichen.
- Keine Seite ohne Zweck. Wenn du keinen Zweck findest, lass sie weg.
- Halte die Struktur unter 20 Seiten.
- Frage nach, wenn Methodik oder Team unklar sind.
Ausgabe: Seitenbaum als Liste, danach die 3 ausgeschriebenen Seiten.
Was an diesem Prompt wichtig ist
"Jede Seite hat genau einen Verantwortlichen." Ohne diese Regel liefert jedes Sprachmodell Formulierungen wie "PMO und Projektleitung" oder "Team gemeinsam". Das klingt kooperativ und führt zu zwei Namen, also zu keinem. Die Regel zwingt zu einer Entscheidung pro Seite. Wenn Sie beim Durchgehen merken, dass Sie für eine Seite keinen einzelnen Verantwortlichen benennen können, haben Sie ein Ergebnis: Diese Seite wird nicht gepflegt werden.
"Keine Seite ohne Zweck. Wenn du keinen Zweck findest, lass sie weg." Das ist die produktivste Zeile im ganzen Prompt. Standardvorlagen enthalten immer Seiten, die es gibt, weil es sie gibt. Kommunikationsmatrix, Glossar, Stakeholder-Analyse. Manche davon brauchen Sie. Die meisten nicht. Der Zwang, jeden Zweck in einem Satz zu formulieren, entlarvt die anderen. Ein Satz wie "Diese Seite dokumentiert die Kommunikation im Projekt" ist kein Zweck, sondern eine Umschreibung des Titels.
Die Kennzeichnung einmalig, laufend, automatisch. Diese Unterscheidung entscheidet über die Pflegelast der nächsten 14 Monate. Einmalige Seiten kosten Sie nichts. Laufende Seiten kosten jede Woche jemanden Zeit, und deshalb sollten es sehr wenige sein. Die dritte Kategorie ist die interessante: Alles, was ein Jira-Makro aus dem Backlog zieht, veraltet nie. Wenn der Prompt Ihnen für die Statusübersicht ein Jira-Issues-Makro vorschlägt statt einer handgepflegten Tabelle, haben Sie eine Seite weniger, die falsch werden kann.
Die Grenze von 20 Seiten. Grenzen erzwingen Priorisierung. Ohne die Zahl bekommen Sie 40 Seiten, weil ein Sprachmodell auf Vollständigkeit optimiert. Mit der Zahl bekommen Sie eine Auswahl, über die Sie diskutieren können.
Übernehmen Sie das Ergebnis nicht eins zu eins. Der Prompt liefert Ihnen einen Entwurf, über den Sie 30 Minuten mit dem PMO sprechen. Genau dieses Gespräch ist der eigentliche Wert.
Prompt 2: Der Doku-Check für ein laufendes Projekt
Der Doku-Check für ein laufendes Projekt
Der zweite Prompt prüft einen bestehenden Space. Er ordnet die Seiten in Kategorien ein, sucht Lücken und Widersprüche, prüft die Entscheidungen auf Vollständigkeit und gleicht die offenen Aktionspunkte gegen Jira ab. Das Ergebnis ist eine nach Auswirkung sortierte Tabelle plus fünf Sätze für den Lenkungsausschuss.
Du prüfst die Confluence-Dokumentation eines laufenden Projekts.
Space: [Space-Key]
Projekt: [Name]
Jira-Projekt: [Key]
Stichtag: [Datum]
Aufgabe:
1. Lies alle Seiten im Space und ordne sie diesen Kategorien zu:
Steuerung, Anforderungen, Entscheidungen, Risiken, Meetings, Betrieb,
Sonstiges. Seiten ohne Kategorie listest du separat.
2. Finde Lücken: Welche Dokumente fehlen für ein Projekt in dieser Phase?
3. Finde tote Seiten: seit mehr als [60] Tagen nicht geändert, obwohl der
Inhalt laufend gepflegt sein müsste.
4. Finde Widersprüche zwischen Seiten (Termine, Scope, Verantwortliche)
und zwischen Confluence und dem Jira-Projekt.
5. Prüfe die Entscheidungen: Steht bei jeder Entscheidung Datum,
Entscheider, Alternative und Begründung? Liste die unvollständigen.
6. Nenne offene Aktionspunkte aus Meeting-Notizen, die in keinem
Jira-Vorgang gelandet sind.
Ausgabe als Tabelle:
Befund | Seite (mit Link) | Kategorie | Auswirkung (hoch/mittel/niedrig) |
Nächster Schritt | Verantwortlicher
Sortiere nach Auswirkung. Danach 5 Sätze für den Lenkungsausschuss:
Was ist dokumentiert, was fehlt, was ist das größte Risiko.
Regeln:
- Nur belegte Befunde. Zitiere die Seite, aus der sie stammen.
- Keine Empfehlungen ohne konkreten nächsten Schritt.
- Wenn du auf eine Seite keinen Zugriff hast, sag das statt zu raten.
Der Unterschied zu "Fasse den Space zusammen"
Eine Zusammenfassung erzeugt Text. Text erzeugt keine Handlung. Sie lesen drei Absätze, nicken und schließen den Tab.
Dieser Prompt erzeugt Zeilen mit einem Verantwortlichen und einem nächsten Schritt. Aus jeder Zeile kann in 20 Sekunden ein Jira-Vorgang werden. Vier Details sorgen dafür:
Die Belegpflicht. "Nur belegte Befunde. Zitiere die Seite, aus der sie stammen." Ohne diese Regel bekommen Sie plausible Aussagen, die Sie nicht überprüfen können. Mit der Regel bekommen Sie eine Zeile mit Link. Wenn Sie einen Befund anzweifeln, klicken Sie ihn an und wissen in fünf Sekunden Bescheid. Diese Prüfbarkeit ist die Bedingung dafür, dass Sie das Ergebnis überhaupt in einen Lenkungsausschuss tragen können.
Die Auswirkung. Der erste Durchlauf über einen gewachsenen Space liefert Ihnen 40 oder 60 Befunde. Ohne Sortierung ist das eine Frustrationsliste. Mit der Sortierung nach Auswirkung arbeiten Sie die ersten fünf ab und ignorieren den Rest bewusst. Ein fehlender Verantwortlicher auf der Risikoliste wiegt schwerer als ein Glossar von 2024.
Nächster Schritt und Verantwortlicher. Ein Befund ohne beides ist eine Beschwerde.
Der Abgleich gegen Jira. Punkt 6 ist in der Praxis der wertvollste. Offene Aktionspunkte aus Meeting-Notizen, die in keinem Jira-Vorgang gelandet sind. Das sind die Aufgaben, die im Protokoll stehen, von allen für erledigt gehalten werden und im Herbst als Überraschung wieder auftauchen. In einem Space mit 40 Meeting-Protokollen findet niemand diese Punkte von Hand. Rovo findet sie in einem Durchlauf, weil es Confluence und Jira gemeinsam sieht.
Die letzte Regel ist die Absicherung: "Wenn du auf eine Seite keinen Zugriff hast, sag das statt zu raten." Rechte in gewachsenen Spaces sind selten sauber. Sie wollen wissen, wo das Ergebnis blind ist.
Wie Sie beide zusammen einsetzen
Prompt 1 läuft einmal, in der Initialisierung. Ergebnis durchgehen, kürzen, Verantwortliche mit echten Namen belegen, Struktur anlegen. Wenn Sie ein laufendes Projekt übernehmen, läuft er trotzdem: Sie bekommen die Soll-Struktur, gegen die Prompt 2 dann prüft.
Prompt 2 läuft wiederkehrend. Ein Rhythmus, der sich bewährt hat: alle vier bis sechs Wochen, jeweils eine Woche vor dem Steuerungstermin. Die Woche brauchen Sie, um die Befunde mit Auswirkung hoch tatsächlich abzuarbeiten. Wenn Sie den Check am Morgen des Termins laufen lassen, tragen Sie eine Mängelliste vor, statt eine bereinigte Doku zu zeigen.
Beim ersten Durchlauf auf einem Altbestand gilt: Nicht alles abarbeiten. Nehmen Sie die Befunde mit Auswirkung hoch, legen Sie fünf Jira-Vorgänge an, verteilen Sie sie. Der Rest wandert in den nächsten Durchlauf oder verschwindet von selbst, weil die Seiten nie jemand vermisst.
Für Spaces über 200 Seiten teilen Sie den Check auf Seitenbäume auf. Ein Durchlauf über den ganzen Space wird ungenau, und Sie merken es dem Ergebnis nicht an.
Was diese Prompts nicht leisten
Rovo sieht nur, was im Space steht. Die Entscheidung, die im Teams-Chat gefallen ist, existiert für Rovo nicht. Der Termin, der im Steuerungstermin mündlich verschoben wurde, ebenso wenig. Prompt 2 findet Widersprüche zwischen dokumentierten Ständen. Er findet nicht den Unterschied zwischen Dokumentation und Wirklichkeit.
Berechtigungen begrenzen das Ergebnis. Rovo arbeitet im Rahmen der Rechte des jeweiligen Nutzers. Was Sie nicht sehen dürfen, taucht im Check nicht auf. Deshalb steht die Regel im Prompt, fehlende Zugriffe zu benennen. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass sie greift. Prüfen Sie einmal manuell, ob die Zahl der geprüften Seiten zur Größe des Space passt.
Punkt 3 in Prompt 2 ist der unzuverlässigste Teil. Änderungsdaten über einen ganzen Space auszuwerten und zu aggregieren, gelingt einem KI-Layer nicht durchgängig. Für tote Seiten sind Confluence-Bordmittel verlässlicher: ein Seiteneigenschaften-Report oder ein Filter nach letzter Änderung. Nehmen Sie den Punkt als Hinweis, nicht als Inventur.
Die Prompts entscheiden nicht, was dokumentiert wird. Ob Ihr Projekt ein Cutover-Handbuch braucht, entscheidet Ihre Situation. Prompt 1 macht daraus einen begründeten Vorschlag. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen und beim PMO.
Ein Befund ohne Verantwortlichen wird nicht abgearbeitet. Rovo trägt in die Spalte eine Rolle ein, weil es keine Namen kennt. "Projektleitung" arbeitet nichts ab. Ersetzen Sie jede Rolle durch einen Namen, bevor die Tabelle irgendwohin geht.
Nehmen Sie Prompt 2, setzen Sie Ihren Space-Key ein und lassen Sie ihn vor dem nächsten Steuerungstermin laufen. Die ersten fünf Befunde reichen für einen Vormittag.
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