Die 3 häufigsten Anforderungen die vom Anforderungsmanagement vergessen werden

Die 3 häufigsten Anforderungen die vom Anforderungsmanagement vergessen werden

Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einer klaren und präzisen Anforderungsaufnahme. Das Anforderungsmanagement ist entscheidend dafür, dass die Erwartungen der Stakeholder genau erfasst und dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass das Endprodukt den gewünschten Nutzen liefert. Doch trotz sorgfältiger Planung und Prozesse werden immer wieder Anforderungen übersehen, die später im Projektverlauf zu erheblichen Problemen führen können.

Als Senior Project Consultant habe ich oft erlebt, wie Projekte durch das Fehlen bestimmter Anforderungen ins Stocken geraten. Diese vergessenen Anforderungen können zu Projektverzögerungen, Budgetüberschreitungen und sogar zu einem Scheitern des Projekts führen. In diesem Blog werde ich die drei häufigsten Anforderungen beleuchten, die vom Anforderungsmanagement oft übersehen werden, und wie man sicherstellt, dass sie in zukünftigen Projekten berücksichtigt werden.

1. Nicht-funktionale Anforderungen: Die oft unterschätzten Qualitätsmerkmale

Während funktionale Anforderungen klar definieren, was ein System tun soll, werden nicht-funktionale Anforderungen häufig vernachlässigt oder unzureichend spezifiziert. Nicht-funktionale Anforderungen (Non Functional Requirements) betreffen die „Qualität“ eines Systems, also wie gut das System seine Funktionen erfüllt. Dazu gehören Aspekte wie Leistung (Performance), Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit (Usability) und Skalierbarkeit. Diese Anforderungen sind oft schwerer zu definieren und zu messen als ihre funktionalen Gegenstücke, was dazu führt, dass sie im Anforderungsmanagement häufig übersehen werden.

Warum werden nicht-funktionale Anforderungen bei der Anforderungsaufnahme vergessen?

Nicht-funktionale Anforderungen werden oft als „Hintergrundrauschen“ wahrgenommen – sie sind zwar wichtig, aber nicht so greifbar wie funktionale Anforderungen, die spezifische Funktionen oder Aufgaben beschreiben. In frühen Projektphasen liegt der Fokus häufig auf der Frage, was das System tun soll, nicht darauf, wie es diese Aufgaben erfüllt. Zudem gibt es in vielen Organisationen eine gewisse Unsicherheit darüber, wer für diese Anforderungen verantwortlich ist, was dazu führt, dass sie nicht ausreichend spezifiziert werden.

Die Folgen fehlender nicht-funktionaler Anforderungen

Wenn nicht-funktionale Anforderungen bei der Anforderungsaufnahme übersehen werden, kann dies schwerwiegende Folgen für das Projekt haben:

• Leistungsprobleme: Ein System kann zwar alle geforderten Funktionen erfüllen, aber so langsam oder ineffizient sein, dass es in der Praxis unbrauchbar wird.
• Sicherheitslücken: Fehlende Sicherheitsanforderungen können zu Datenschutzverletzungen oder Angriffen auf das System führen.
• Unzufriedene Benutzer: Wenn die Benutzerfreundlichkeit nicht berücksichtigt wird, können Benutzer das System ablehnen, was die Akzeptanz und den Erfolg des Projekts gefährdet.

Lösung: Wie man nicht-funktionale Anforderungen in den Griff bekommt

Um sicherzustellen, dass nicht-funktionale Anforderungen nicht vergessen werden, sollten diese frühzeitig in den Anforderungsprozess integriert werden. Hier sind einige Best Practices:

• Erstellen Sie spezifische Checklisten: Entwickeln Sie eine Checkliste für nicht-funktionale Anforderungen, die sicherstellt, dass alle wichtigen Qualitätsmerkmale berücksichtigt werden.
• Stakeholder-Workshops: In Workshops sollten explizit nicht-funktionale Anforderungen diskutiert und definiert werden. Binden Sie technische Experten frühzeitig in diese Diskussionen ein, um realistische Vorgaben zu formulieren.
• Spezifische und messbare Kriterien: Formulieren Sie nicht-funktionale Anforderungen in messbaren Begriffen. Anstatt zu sagen, dass das System „schnell“ sein soll, definieren Sie klare Leistungsziele, z. B. „Das System muss in der Lage sein, 500 Transaktionen pro Sekunde zu verarbeiten.“

2. Anforderungen an die Wartbarkeit: Das vergessene Ende des Projektzyklus

Die Wartbarkeit eines Systems beschreibt, wie einfach es nach der Implementierung weiterentwickelt, angepasst oder repariert werden kann. Oft endet das Anforderungsmanagement, sobald die Kernfunktionen und Benutzeranforderungen definiert sind. Doch was passiert nach der Auslieferung des Produkts? Werden die Systeme und Prozesse so entwickelt, dass zukünftige Anpassungen und Verbesserungen einfach durchführbar sind? Häufig ist dies nicht der Fall, weil Wartbarkeitsanforderungen im Projektplan fehlen.

Warum werden Wartbarkeitsanforderungen vergessen?

Wartbarkeitsanforderungen fallen bei der Anforderungsaufnahme oft unter den Tisch, weil sie sich auf die Zukunft des Systems beziehen und nicht auf die unmittelbare Bereitstellung des Produkts. In der Hektik des Projektalltags konzentrieren sich die Teams oft auf das Erreichen des Go-Live-Datums und berücksichtigen nicht ausreichend, wie das System nach der Implementierung weiterbetrieben wird. Zudem kann die Verantwortung für die Wartbarkeit diffus sein – Entwickler und Projektteams betrachten ihre Aufgabe oft als abgeschlossen, sobald das System ausgeliefert ist.

Die Folgen fehlender Wartbarkeitsanforderungen

Wenn Wartbarkeitsanforderungen nicht berücksichtigt werden, kann dies erhebliche langfristige Auswirkungen haben:

• Hohe Wartungskosten: Systeme, die nicht für einfache Wartung und Weiterentwicklung ausgelegt sind, verursachen oft hohe Kosten, wenn sie aktualisiert oder an neue Gegebenheiten angepasst werden müssen.
• Technische Schulden: Mangelnde Wartbarkeit führt zu einer Ansammlung von technischen Schulden, die das System immer schwerfälliger und ineffizienter machen.
• Längere Ausfallzeiten: Ohne klare Anforderungen an die Wartbarkeit kann es im Fehlerfall zu langen Ausfallzeiten kommen, da Anpassungen und Reparaturen schwer und zeitaufwendig sind.

Lösung: Wie man Wartbarkeitsanforderungen richtig angeht

Wartbarkeitsanforderungen sollten von Anfang an Teil des Anforderungsprozesses sein. Hier sind einige Maßnahmen, um sicherzustellen, dass sie nicht übersehen werden:

• Modularität und Dokumentation fördern: Entwickeln Sie das System modular, sodass einzelne Komponenten leicht ausgetauscht oder angepasst werden können. Stellen Sie zudem sicher, dass alle Änderungen und Anpassungen gründlich dokumentiert werden, um zukünftige Wartungsarbeiten zu erleichtern.
• Klare Verantwortlichkeiten: Definieren Sie im Projektteam klare Verantwortlichkeiten für die Wartbarkeit. Die Entwickler sollten nicht nur auf die kurzfristige Fertigstellung, sondern auch auf die langfristige Nachhaltigkeit des Systems achten.
• Testen der Wartbarkeit: Führen Sie regelmäßige Reviews und Tests durch, um sicherzustellen, dass das System für zukünftige Wartungs- und Entwicklungsaufgaben geeignet ist.

3. Anforderungen an die Benutzerakzeptanz: Mehr als nur Funktionalität

Benutzerakzeptanz wird oft als selbstverständlich betrachtet. Wenn das System die geforderten Funktionen liefert, wird es doch sicher akzeptiert, oder? Leider ist das nicht immer der Fall. Die Benutzerakzeptanz hängt von vielen Faktoren ab, die über die reine Funktionalität hinausgehen. Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Design, Schulung und Support spielen eine entscheidende Rolle dafür, ob ein System von den Endanwendern tatsächlich angenommen wird. Diese Anforderungen werden jedoch oft übersehen, weil der Fokus zu stark auf den technischen Aspekten liegt.

Warum werden Anforderungen an die Benutzerakzeptanz vergessen?

In vielen Projekten wird die Benutzerakzeptanz nur am Rande behandelt. Die Annahme, dass Benutzer ein System akzeptieren werden, wenn es funktional korrekt ist, ist weit verbreitet. Dabei wird oft vergessen, dass auch scheinbar einfache Anforderungen, wie eine intuitive Benutzeroberfläche oder ausreichende Schulungsmaßnahmen, entscheidend für den Projekterfolg sind. In technischen Teams wird die Bedeutung von Benutzerakzeptanz oft unterschätzt, da der Fokus eher auf der funktionalen Umsetzung liegt.

Die Folgen fehlender Anforderungen an die Benutzerakzeptanz

Wenn Anforderungen an die Benutzerakzeptanz nicht klar definiert sind, können erhebliche Probleme auftreten:

• Geringe Nutzung: Ein System, das nicht benutzerfreundlich ist oder nicht den Erwartungen der Nutzer entspricht, wird möglicherweise kaum genutzt, was den gesamten Projekterfolg gefährdet.
• Hoher Schulungsaufwand: Ohne benutzerfreundliche Systeme ist ein erhöhter Schulungsaufwand notwendig, um die Nutzer mit dem System vertraut zu machen.
• Fehlende Produktivität: Benutzer, die Schwierigkeiten haben, das System effizient zu nutzen, arbeiten langsamer und weniger produktiv, was sich auf die gesamte Organisation auswirken kann.

Lösung: Benutzerakzeptanz als festen Bestandteil des Anforderungsmanagements verankern

Um die Benutzerakzeptanz sicherzustellen, sollten die folgenden Schritte in den Anforderungsprozess integriert werden:

• Frühe Einbindung der Benutzer: Binden Sie Benutzer frühzeitig in den Anforderungsprozess, schon bei der Anforderungsaufnahme ein, um ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu verstehen. Führen Sie regelmäßig Benutzer-Feedback-Runden und Usability-Tests durch.
• Schulung und Support: Berücksichtigen Sie in den Anforderungen nicht nur die technische Implementierung, sondern auch den Bedarf an Schulung und fortlaufendem Support. Planen Sie Schulungsmaßnahmen und definieren Sie klare Supportstrukturen, die den Benutzern helfen, sich mit dem neuen System vertraut zu machen.
• Benutzerzentrierte Designprinzipien: Entwickeln Sie das System mit Blick auf die Endnutzer. Ein intuitives Design und eine klare Benutzerführung sind entscheidend dafür, dass die Benutzer das System gerne und effizient nutzen.

Tipp: Ein systematisches Anforderungsmanagement implementieren

Ein ganzheitliches Anforderungsmanagement bedeutet, dass alle relevanten Anforderungen – funktional und nicht-funktional – strukturiert erfasst, dokumentiert und in den Projektplan integriert werden. Hier sind einige Schritte, um sicherzustellen, dass keine Anforderungen übersehen werden:

1. Frühzeitige Einbindung aller Stakeholder: Das Anforderungsmanagement sollte die Bedürfnisse aller relevanten Stakeholder umfassen – von den Endnutzern über die technischen Teams bis hin zu den Verantwortlichen für die Wartung und den Support des Systems. Regelmäßige Workshops und Review-Sitzungen helfen dabei, alle Perspektiven zu berücksichtigen.
2. Nutzung von Anforderungs-Templates: Gut strukturierte Anforderungs-Templates, die sowohl funktionale als auch nicht-funktionale Anforderungen abdecken, sind eine wichtige Unterstützung für das Projektteam. Diese Templates sollten sicherstellen, dass alle relevanten Aspekte – einschließlich Wartbarkeit und Benutzerakzeptanz – dokumentiert werden.
3. Durchführung von Risikobewertungen: Jedes Projekt birgt Risiken, wenn bestimmte Anforderungen übersehen oder unzureichend berücksichtigt werden. Eine regelmäßige Bewertung der potenziellen Auswirkungen von nicht erfassten Anforderungen kann dabei helfen, mögliche Probleme frühzeitig zu identifizieren.
4. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Anforderungen: Anforderungen sind oft nicht statisch. Sie ändern sich im Laufe eines Projekts, da neue Erkenntnisse gewonnen oder neue Technologien eingeführt werden. Ein flexibles Anforderungsmanagement ermöglicht es, auf diese Änderungen schnell zu reagieren und das Projekt entsprechend anzupassen.
5. Testing und Validierung: Nicht nur die Funktionen des Systems, sondern auch die nicht-funktionalen Anforderungen sollten gründlich getestet und validiert werden. Leistungs- und Usability-Tests, genauso wie Wartungstests, sind essenziell, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.

Fazit: Ganzheitliches Anforderungsmanagement als Schlüssel zum Projekterfolg

Projekte scheitern oft nicht an großen, offensichtlichen Fehlern, sondern an übersehenen oder vernachlässigten Anforderungen, die in frühen Phasen nicht ausreichend beachtet wurden. Die häufig vergessenen nicht-funktionalen Anforderungen, Anforderungen an die Wartbarkeit und an die Benutzerakzeptanz verdeutlichen, wie wichtig es ist, den gesamten Lebenszyklus eines Systems und die Bedürfnisse aller Beteiligten in den Blick zu nehmen.

Als Senior Project Consultant liegt es in meiner Verantwortung, nicht nur die offensichtlichen funktionalen Anforderungen zu berücksichtigen, sondern auch sicherzustellen, dass alle anderen kritischen Aspekte eines Projekts erfasst und gemanagt werden. Nur durch ein umfassendes und strukturiertes Anforderungsmanagement kann der langfristige Erfolg eines Projekts gewährleistet werden.

Indem wir sicherstellen, dass auch die häufig vergessenen Anforderungen systematisch erfasst, validiert und in den Projektplan integriert werden, können wir die Qualität der Ergebnisse verbessern, die langfristige Nutzbarkeit der Systeme gewährleisten und die Akzeptanz der Endnutzer sicherstellen. Ein ganzheitlicher Ansatz im Anforderungsmanagement ist der Schlüssel, um Projekte erfolgreich, nachhaltig und zur Zufriedenheit aller Stakeholder abzuschließen.